メールアドレスは恒久的なものではありません。私の経験上ですが、２年間経過すると３割のアドレスが使われなくなっています。
つまに２年前に１００００件のリストを集めてもメンテナンスしないと２年後には３０００件のエラーがもどってくることになります。
まずはエラーの際のどうするかポリシーを決めましょう。
メールの配信NGメッセージには複数のパターンがありません。
１．アカウントがすでにない
２．サーバーから拒否された
３．サーバーに接続できなかった
４．メールボックスがいっぱい
５．転送に失敗した
１の場合はアカウントを無効にして、メールの配信をやめる必要があります。
また、会員ログインと連携している場合はログインをできないようにして、新たなメールアドレスを入れてもらう仕組みを入れなければなりません。
連絡が取れない状態でのログインは非常に危険です。
２の場合はサーバーの設定を確認して迷惑メールを配信するサーバーと誤認識されていないか確認します。yahooやhotmail、ez-webなどは結構このパターンがあります。
DNSのSPFレコード、逆引き設定、DKIMの３つのキーワードをシステム管理者に伝えましょう。
３、４は対応が難しいです。
一時的に接続できなかったり、一時的にボックスがいっぱいの可能性があるからです。
３回エラーが続いたらアカンとを停止するなどの処理が最適です。
５のケースはPC宛のメールを携帯などに転送していて、それが失敗しているケースです。
無視するしかないですね。
メール配信サービスを使うと上記がどのように行われているか予め定められています。
サービス利用の場合は必ず確認しましょう。
また、配信後にNGがリストを取得して自前の会員データと同期を取りましょう。
特にサイトにログインさせてコンテンツを見せる場合はこの同期が重要です。
また、メールが届かないという問い合わせが来ることがあります。
大抵は迷惑メールに誤認識されているのですが、サーバー上で処理されて受信者本人ではどうしようもない場合があります。問い合わせに対応できるように配信ログが見える仕組みが必要です。
また、MyPageがある場合は送付した内容をMyPageからも見えるようにしてあげると万が一メールが届かなくても重要なお知らせを伝えることができます。
メールは確実に届くものという認識ではなく、届かない可能性のあるツールという認識で情報は複数の入り口を作っておきましょう。